クラウドツールを活用した業務の効率化
課題
「請求書」発行・郵送業務に課題手間削減を目指しWEB化
請求書の発行・郵送作業に課題を感じていました。
締日毎にお客様へ「請求書」を郵送しているのですが、請求先ごとに明細書を印刷し、封筒へ入れるという作業をすべて手作業で行っていたため、かなりの時間と手間がかかっていました。
また、月に一度月末に「支払案内書」のFAXサービスを利用し発行していましたが、システムが別々な上にシステムが古く、新しいOSに対応しなくなっていました。 こうした手作業での手間や古いシステムを使用し続けるリスクを無くすため、WEB発行のできるツールの導入検討を開始しました。
取組みと成果
郵送からのWEB移行を7割以上実現簡単な操作でやり取りがスムーズに・電子保管も可能
WEB発行のできるツールを導入することで、作業時間の短縮に繋がりました。 今までは請求書発行し郵送するという業務をすべて手作業で行っていたため、2人がかりで5時間はかかっていました。
現在では、今まで時間のかかっていた「印刷して封筒へ入れる」という作業がほぼ無く なりWEB上で完結するため、担当者1人でも30分未満で作業が終了するようになりました。また、郵送にかかっていた工賃・紙代・郵送費等もかからなくなり、FAXサービスも必要なくなったため、トータルコストの大幅な削減にも繋がりました。さらに請求書の保管についても紙ではなく電子で保管できるようになり、保管場所の確保もいらなくなりました。
