ペーパーレス化と情報共有
課題
紙の資料作成や回覧では、リアルタイムな情報伝達が出来きない現状
専門商社として海外50 か国と取引を行っているX 社は、今までエクセルやワードを駆使して書類のやり取りを行ってきました。しかし、昨今の港湾事業の混雑の慢性化やコンテナ不足による運賃の高騰など不透明感がある状況が続いています。
このような状況により納期調整が業務の中心となり、これまでの紙での資料作成では、度々の訂正や再作成に時間を要し、決済回覧では、書類の差し替えが複雑になり、リアルタイムな情報伝達ができないという課題が明らかになりました。 さらに、一度整理した書類から、内容確認のために再び書類を抽出する作業も無視できないほどの時間を必要としています。
紙ベースの仕事は、業務が属人化し、人によって作業が滞ってしまうことが発生しており、標準化したルールと情報共有は早急な改善テーマとなっています。
また、会計業務においても売上管理をエクセルで行っており、年度末、期末、月末の起票数が増える繁忙期には、大量の書類を前にして悲鳴を上げながら入力したり、担当者でないと分からないことが多い業務となっていました。
取組みと成果
課題の整理、ＩＴツール選定と運用ルールの改善策などとことん話し合う
私たちと共に「IT 化推進プロジェクトチーム」を発足して、約４ヶ月に及ぶ現状業務のヒアリングを通して、課題の整理、IT ツール選定と運用ルールの改善策などを話し合いました。
課題や要件については、事前にコミットされていたため、システム導入でのヒアリング時間は大幅に削減されて、短期間にクラウド化された「貿易システム」の導入と「経費精算システム」による合理化が進められました。
この結果、当初の目的である「間接部門の事務の合理化」と「データの電子化」を実現しました。また、情報共有とペーパーレス化によりテレワークの推進にも貢献しています。
