属人化した業務の標準化
課題
紙のタイムカードとエクセル計算からの脱却
社員約100名のY社は、勤怠を５台のタイムレコーダを使って紙カードで行っていました。担当者は、締めの後で1か月分のタイムカードの打刻漏れや残業・有給確認を行い、15日締めの25日支払いなので、営業日数2～3日で給与計算を終わらせる必要がありました。
処理の流れは、タイムカードから集計した勤務実績をエクセルに転記して、そのシートからあらかじめ社会保険料等の計算式が入っているシートを経由して、給与明細が出力されます。また、給与システムが入っているので、そちらにも勤務実績を登録して給与明細を出して、エクセルからの数字とチェックしています。
この二重の登録とチェックに時間も掛かり、担当者は時間との戦いの中で作業を行っていました。
エクセルと給与システムが共存することで、社員の登録、社会保険料の計算、有給残の管理などの業務が重複することにもなり、早急な業務効率化が求められました。
取組みと成果
属人化したノウハウをデジタル化し、 業務の集中を分散化
DX化はデータのデジタル化が基本となります。まず取り掛かるのは、紙のタイムカードを無くして、打刻情報をデータ化する仕組みです。
このデータ化により、１か月を締める前に打刻漏れや残業・有給申請とのチェックを事前に行うことができます。これによって、処理が集中することなく平準化することが出来、今までの担当者でなくても作業を分散することができました。
さらに、勤怠データの集計はシステム側で行い、その結果を既存の給与システムに取り込むことで転記作業と入力ミスを防ぐこともできました。
今までのエクセルとの重複作業やチェックについては、仕組みを一本化することで作業時間の大幅な減少が達成できました。
